技术性贸易措施下档案管理的新挑战-中国口岸科学技术-2023年08期

技术性贸易措施下档案管理的新挑战

作者：杨柳

杨柳

随着全球化和数字化进程的加速，技术性贸易措施逐渐成为国际贸易中的重点关注对象。技术性贸易措施旨在通过确保产品和服务的质量及安全性，保护消费者权益和环境的可持续性，同时推动了创新和技术的发展，促进了公平竞争和市场准入。其涵盖范围也日趋广泛，包括研究开发、生产、加工、包装、运输、销售和消费整个产品的生命周期，精确高效的档案管理可以提高技术性贸易措施的可追溯性，实现对其精准有效地记录和追踪，将为决策者提供一个完整的技术性贸易措施信息库，有助于保证技术性贸易措施的延续性和有效性，也有助于评估技术性贸易措施的长期影响和效果。

1 档案管理对实现技术性贸易措施目标的作用

1.1 保护消费者健康和安全方面

档案管理在保障产品质量和控制有害物质使用中起着关键性作用，它的目标是确保消费者的健康与安全。档案管理不仅要求记录商品在生产、贸易过程中的所有细节以符合技术规范和标准，还需要追踪产品使用过程，确保消费者的安全和健康。

以食品安全为例，良好的档案管理需要对食品原材料的产地、加工过程、保质期等进行详细记录和追踪。这样，在发现食品安全问题时，我们可以迅速查阅相关档案，了解问题的源头，及时采取措施，避免对消费者健康造成威胁。因此，可以看到，档案管理在保障产品安全和质量的过程中扮演了举足轻重的角色。它需要记录和保存所有重要信息，以便在必要的时候进行追溯和验证^[1]。

1.2 保护环境和自然资源方面

在全球经济一体化进程中，环境可持续性问题已经成为社会关注的焦点。为此，合理的贸易策略和环保措施开始被广泛应用，以推动绿色经济的发展和实现资源的可持续利用。这类策略与措施在商品与服务的生产和流通环节中强调环保要求，如减少碳排放、限制有害物质使用、促进资源循环利用等。

这些策略与措施并非仅仅对环境产生积极影响，同时也能推动产业结构优化和技术升级。例如，碳排放限制可以催生更环保的生产技术；而对有害物质使用的限制则可能促成替代品的研发，从而引领相关技术的创新^[2]。

除此之外，相关的环保要求也延伸至商品包装、运输、销售以及废弃处理等环节，比如要求使用可回收或可降解的包装材料，对运输过程的碳排放设立严格标准，或者规定销售后的废弃物处理需遵循环保规定。在这些环保措施与策略的执行过程中，有效的档案管理则成了重要的支持。所有的环保要求和措施都需要通过档案翔实记录并在需要时进行验证。只有这样，才能确保这些贸易策略和环保措施真正实现保护环境和自然资源的目标^[3]。

1.3 促进创新和技术发展方面

贸易策略和技术规范的严格性往往为企业和研究机构创造出改进产品和流程的需要和机会。面对严格的技术规范和标准要求，企业必须寻求新的解决方案和技术路径以满足这些要求^[4]。例如，减少碳排放的贸易策略可能驱使企业发展更高效的生产技术或采用更环保的能源，以满足碳排放标准。又如，限制有害物质使用的策略则可能促使企业开发或寻求替代材料，以满足环保标准。这样的情况不仅可以优化现有的生产和服务流程，还可能激发产品和服务的创新。同时，由于贸易策略和技术规范对产品质量和安全性的高度关注，企业在满足这些要求的过程中也可能产生新的技术和方法。例如，保持食品安全的贸易策略可能要求企业改进食品加工和保存技术，以确保食品质量和安全性。

在这一过程中，有效的档案管理记录并保管了创新过程中产生的重要信息和数据，为企业的持续创新和技术升级提供了重要的支持。例如，记录产品研发过程的详细档案可以帮助企业跟踪技术进步，有效管理知识产权，以及在必要时提供满足相关规定和标准的证据^[5]。

2 技术性贸易技贸措施对档案管理的需求

2.1 数据隐私和安全性

在实施贸易策略和技术规范过程中，数据隐私和安全性的挑战主要来自两个方面。一方面，该类策略和规范往往要求对产品和服务的生产、流通过程进行详细记录，这可能涉及大量的商业信息和个人信息。例如，为了满足环保标准，企业可能需要记录并报告生产过程中的碳排放量、能源消耗情况、废物处理方式等信息。这些信息可能包含企业的核心技术和商业秘密。同时，为了满足产品质量和安全性的要求，企业可能需要收集和保存消费者的使用反馈、健康数据等个人信息。那么，如何在满足这些要求的同时保护信息的隐私和安全，是一个亟待解决的问题。另一方面，随着信息技术的发展，档案管理越来越依赖于数字化技术，这使得档案信息面临着新的威胁。比如，黑客可能利用网络漏洞窃取企业的商业数据，病毒可能破坏档案数据的完整性，内部员工可能滥用权限泄露敏感信息等。因此，如何在满足贸易策略和技术规范的要求、利用现代信息技术提高档案管理效率的同时，保护档案信息的隐私和安全性，成为档案管理面临的一个重要挑战^[6]。

2.2 跨境数据流动

随着全球贸易的发展，产品和服务的生产、流通越来越依赖于跨国的供应链。在这种情况下，档案信息也需要跨境流动，以满足技术性贸易措施的要求。然而，各国对于跨境数据流动的规定不同，这使得档案管理具有复杂性。例如，部分国家要求数据在境内存储和处理，部分国家对于数据出口有严格的限制。这些限制不仅增加了档案管理的复杂性，也可能影响到企业满足技术性贸易措施的能力。因此，如何在满足各国对于跨境数据流动的不同要求，以及保证档案信息的及时和准确流动的同时，完成档案管理，是档案管理在面对技术性贸易措施时必须解决的一个重要问题^[7]。

2.3 标准化和合规性要求

技术性贸易措施通常包含一系列具体的标准和规定，这给档案管理带来了新的挑战。这些标准和规定可能涵盖了产品和服务的各个方面，从原材料选择、生产过程到产品质量，都有具体要求。对于档案管理来说，这意味着需要记录和保存大量的详细信息，以证明企业对于这些标准和规定的遵守。这无疑增加了档案管理的复杂性和难度。同时，这些标准和规定可能会随着技术的进步和社会的发展进行更新和变化，档案管理也需要能够灵活应对这些变化，保证档案信息的准确性和时效性。

2.4 档案管理的跨部门协作需求

技术性贸易措施的实施往往涉及企业的多个部门，如生产部门、质检部门、销售部门等，这对于档案管理带来了跨部门协作的需求。由于各个部门的职责和工作内容不同，他们生成和使用的档案信息也可能有所不同。因此，如何有效地收集、整合来自不同部门的档案信息，是档案管理面临的一个重要挑战。另一方面，各个部门对于档案信息的需求也可能有所不同，如生产部门可能需要关于生产流程的详细记录，而销售部门可能需要关于市场反馈的详细信息。因此，档案管理还需要有能力满足不同部门的信息需求，提供定制化的档案服务。这不仅增加了档案管理的工作量，也对档案管理的专业性和灵活性提出了新的要求^[8]。

3 应对技术性贸易措施下档案管理的新策略

3.1 强化数据保护和加密技术

数据保护和加密技术可以保证档案信息在存储和传输过程中的安全性，有效防止数据泄露和黑客攻击。这对于保护企业的商业秘密和消费者的隐私权具有重要的意义。例如，区块链技术就是一种强大的数据保护和加密工具。区块链技术通过去中心化和分布式账本的方式，保证了数据的完整性和不可篡改性。在档案管理中应用区块链技术，不仅可以保护档案信息的安全，也可以提高档案信息的可信度^[9]。

3.2 推动数据流动自由化

数据流动自由化指的是消除对于跨境数据流动的不必要的限制，如数据本地化要求、数据出口限制等。数据流动自由化可以促进信息的快速和准确流动，有助于企业满足技术性贸易措施的需要。例如，跨国公司可以通过建立统一的数据平台，实现档案信息的全球共享。这样，无论产品和服务的生产和销售发生在哪里，都可以及时获取到相关的档案信息，满足技术性贸易措施的需求。

3.3 提高标准化和合规性水平

提高档案管理的标准化和合规性水平可以帮助企业更好地适应和满足各类技术性贸易规定，同时也可以提高企业的运营效率，降低潜在的风险。例如，一家企业可以通过引入和应用全球公认的档案管理标准，如ISO 15489-1: 2016《信息与文献——文件管理第1部分：通则》等，来提高其档案管理的标准化水平。这些标准为档案管理的各个环节提供了明确的指导，如档案的创建、分类、存储、使用和销毁等，帮助企业建立和维护一套有效的档案管理系统。企业还可以通过内部审计和外部审核等方式，持续检查和评估其档案管理的合规性水平，确保企业的档案管理行为始终符合相关的法律法规和标准要求。

3.4 加强对档案管理人员的管理及培训

在全球化的背景下，技术性贸易措施的国际化和标准化变得越来越重要。有效的、科学的档案分类有助于各国了解并接纳其他国家的技术性贸易措施，为国际合作提供便利。同时，新制度、新要求、新理论层出不穷，对档案管理人员的要求进一步提高，要具备较强的专项业务知识和现代技能，并不断进行知识更新。因此，需通过科学有效的管理、常态化制度化的培训，全面提升档案管理人员的专业知识和技能，提高档案管理的专业性和效率^[10]。

4 结语

综上所述，技术性贸易措施对档案管理提出了一系列新的挑战，同时本文也提出了一系列应对策略。这些挑战和策略揭示了在全球化和数字化的背景下，档案管理的重要性和复杂性都在不断提高。虽然为这些挑战和策略提出了一些具体的行动路径，但档案管理的实践仍然需要根据企业的具体情况和环境进行灵活调整。未来的研究可以进一步深入探讨这些挑战和策略在不同行业和环境中的适用性和效果，为企业决策提供更加科学和有效的参考。

参考文献

[1]徐凯馨. RCEP技术性贸易壁垒对山东省农产品出口贸易的影响研究[J]. 中国商论, 2023(12): 56-59.

[2]陈秋锋. 技术性贸易措施对中国出口贸易的影响研究[J]. 国际商务财会, 2023(10): 18-21.

[3]宋薇, 王亚亚. 贸易类境外企业档案管理问题与对策研究[J]. 机电兵船档案, 2022(4): 75-77.

[4]王伟. 优化口岸档案管理助推跨境贸易稳步发展[J]. 兰台内外, 2022(6): 52-54.

[5]陈雯, 范茵子, 林冰. 技术性贸易措施与中国出口企业创新[J]. 国际经贸探索, 2023, 39(5): 52-67.

[6]赵晨旭. 对外贸易企业档案管理调研分析[D]. 哈尔滨: 黑龙江大学, 2019.

[7]周书生, 林红, 田园园. 自由贸易试验区档案工作现状及对策思考(摘要)[J]. 四川档案, 2018(5): 28-30.

[8]谭东丽. 中外档案合作与对外贸易知识产权保护[J]. 山西档案, 2017(3): 132-134.

[9]曹湛芳. 中国-东盟经济贸易档案初探[J]. 学术论坛, 2013, 36(6): 209-212.

[10]高荣君, 梁娜, 任志宏. 科技档案与技术贸易[J]. 档案与建设, 1994(6): 24-27.

作者简介：杨柳（1978—），女，汉族，山东昌邑人，本科，经济师，主要从事财务及档案管理工作，E-mail: lucia528@163.com

1. 海关总署国际检验检疫标准与技术法规研究中心北京 100013

1. General Administration of Customs of the People’s Republic of China Research Center for International Standards and Technical Regulaitons of Inspection and Quarantine, Beijing 100013