申辰辰

摘 要 随着信息技术的飞速发展，海关档案管理部门致力于发挥档案利用功能以满足日益增长的业务需求。本文从深化档案利用、档案信息化、智慧海关建设三方面讨论海关引入智慧档案的意义，对海关智慧档案建设基础及难点进行分析，对研究解决方法进行探析。

关键词 智慧档案；档案系统；档案信息化

A Brief Discussion on the Paths and Prospects of Customs Smart Archive Construction

SHEN Chen-Chen 1

Abstract With the rapid development of information technology, customs archive management departments are committed to enhancing the utility of archives to meet the growing business needs. This article discusses the significance of introducing smart archives into the customs from the three aspects of deepening archival utilization, archival informatization and smart customs construction. It then analyzes the foundation and difficulties of customs smart archive construction, and finally explores solutions to address these challenges.

Keywords smart archives; archival system; archival informatization

伴随着信息技术的飞速发展，档案管理部门就有效发挥档案作用助力智慧海关建设进行深入思考。在开发利用方面，如与数字化技术的结合、对关区中心工作的服务作用等方面还可进一步提高，以智慧海关建设为契机，探索建立智慧档案体系，切实推动海关档案工作的发展。

1 海关引入智慧档案的意义

智慧档案是利用大数据、物联网、云计算、人工智能、5G等信息技术，构建智慧档案管理服务平台^[1]，以全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑为目标，构建新的组织、建设、运行和管理模式，旨在实现高效便捷、多元立体、精准智慧的服务。智慧档案将传统档案管理模式和现代信息技术完美结合，为资料存储、管理、检索和分析提供了全新解决方案，使档案工作更加轻松高效。通过智慧档案，海关档案能够建立庞大的数据库，进行深度数据挖掘和智能信息检索，更好地管理档案和信息资源，提高管理效率和质量，确保档案利用的可靠性和有效性。

1.1 智慧档案建设是深化档案利用的现实需要

新修订的《中华人民共和国档案法》鼓励馆藏档案的开发利用，要求完善利用规则，创新服务形式，发挥社会教育功能。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息加工和利用中的应用^[2]。如何利用技术赋能档案资源开发是未来档案机构需关注的问题^[3]。目前，海关对档案的利用主要包括日常查阅和调档使用。建设智慧档案体系可实现更高层次的档案信息资源开发和利用形式。智慧档案体系推动编研主体、客体变革，利用数字化整合各主体档案信息资源，提升收集效率，加强编研目的性和针对性，最大化提升编研成果利用率。借助数字化科技，智慧档案实现多样化档案利用和传播，形成完善的数据库资源，促进档案与使用者之间有效互动，最大限度发挥档案价值。智慧档案建设集合档案生命周期各环节，确保档案科学、规范、安全，提升内部运作效率。

1.2 智慧档案建设是深化档案信息化的必由路径

新修订的《中华人民共和国档案法》增设了“档案信息化建设”专章，推动档案管理现代化，为档案信息化工作提供了法律支持。近年来，海关逐步实施数字化管理，档案信息化系统不断升级，智慧档案建设成为深化档案信息化的有效途径。重点包括加强电子档案建设，同时整合纸质档案和电子档案，促使二者相互补充；完善档案信息化管理系统，提升档案保存规范性和效率；推进数字档案室建设，推动档案信息化管理向智能化方向发展。

1.3 智慧档案建设是提升海关档案管理实效的有效方法

档案信息作为文献信息的一种，在信息交流中扮演着重要角色，具有印证事务的权威、信息再加工的本源、信息聚集的连贯、回溯研究的永久、提供多元信息的特性。由此可见，档案资源在信息社会中的地位十分重要。以智慧海关建设为契机，建立智慧档案体系，主要体现在以下两个方面：一是积极推进完善电子档案管理信息系统，与办公自动化系统、业务系统相互融合；二是推动档案数字资源跨区域、跨部门共享^[4]，为领导决策和业务工作提供凭证依据、数据支持，将传统档案库升级为“思想库”和“智囊库”。

2 海关智慧档案实施分析

2.1 海关智慧档案建设的基础

以深圳海关为例，在档案管理方面，建立了全面完善的制度体系，确保档案工作有可操作的制度依据。在应用系统建设方面，明确通过“档案智慧收集”“档案智慧管理”“档案智慧存储”“档案智慧利用”等方向积极融入，促成档案与大数据战略的融合，并持续推进档案数字化工作。深圳海关室藏档案已完成数字化加工，并建成数字档案室。积极提供专业知识培训，保证档案从业人员具备相关资质。同时，与人事部门沟通，关注招收拥有档案和计算机软件编程专业背景的人员，确保形成完备的档案建设人才队伍。档案资源建设方面，明确归集范围和方式，提高质量，并强调数字资源建设，持续加强特色档案资源的开发，深入挖掘各类资源，通过陈列馆建设、专题档案整理等方式，规范推进“特色记忆数据库”建设，促进档案资源建设有序发展。

2.2 智慧档案实施步骤及预期效果

在整体规划阶段，既要将数字化建设业务及档案信息化管理业务纳入智慧化建设，开发涵盖档案信息化全部内容的广义智慧化系统。也应根据实际情况保留或适当升级数字化系统、档案智能管理系统，不断开发满足智慧管理要求的狭义智慧化系统。项目实施过程中，按照功能分析的基本原理和方法，进行档案智慧化功能研究，并将各层、各类功能及其相互关系有序地集合起来，设计和组织档案智慧化功能体系，在发挥海关丰富的电子档案资源优势基础上，在硬件设备和信息系统国产化过程中，顺利完成海关智慧档案管理体系建设，切实提升档案的利用服务的质量，提高档案管理的水平。以档案利用为例，通过跨库检索、智慧全文检索、智能防盗、人工智能档案编研等功能建设，实现档案利用服务高质量发展目标。

2.3 海关智慧档案建设难点

在档案系统资源整合方面，受数据格式、存储方式、检索工具不统一等条件制约，资源整合存在技术难度，需要进一步完善档案库建设。从档案利用功能建设看，档案资料的密级、内容和利用方式，需按照相应程序进行审批，确保敏感、涉密档案的利用安全。线上利用审批系统需同步开发审批权限、审批流程设计相关功能以确保档案安全管理到位。此外，如何通过系统开发实现档案利用在编研方面的成果，还需要进一步探讨研究。

3 解决方法探析

3.1 持续强化档案基础工作，确保档案资源有效整合

确保档案完整性和可靠性是档案管理工作的基石。为此，必须建立和完善归档制度，明确文件材料的归档范围和保管期限，并严格执行。这包括电子文件和传统媒体形式的材料，如照片、录音和录像等，均需依照法定程序，及时完整地移交至海关档案管理机构。对于任何档案的损毁或丢失，都应依法追究责任，强化档案接收和移交流程。

此外，加强档案收集工作是提升档案管理质量的关键。需要从档案资源体系建设角度思考，紧密结合海关中心工作，进行统一规划、部署与执行。档案工作应与其他任务同步进行，优先考虑档案的收集与服务，扩大档案信息资料的覆盖范围。特别是对于重点工作、重大活动、重要项目以及新成立的机构和新开展的业务，应加强档案的监督、指导和整理工作，确保收集到具有海关特色的档案资料，从而完善档案的整理工作^[5]。

同时，统筹和整合档案信息资源对于提升档案工作的效率和质量至关重要。通过运用网络技术、通信技术和多媒体技术等现代信息技术手段，在早期介入档案形成的各个环节和流程，规范档案的流向和管理，防止档案的流失，实现档案资源的科学配置和高效利用。这样的资源整合可以促进档案信息资源的最大化利用，进一步提升档案管理的整体效能。

3.2 积极推进档案系统统一化建设，建立智慧海关档案管理系统平台

通过建立统一的档案管理系统平台，实现档案工作的一体化和科学化管理，助力智慧海关建设相关工作的推进。整合电子档案管理资源，规范数据交换技术标准，实现档案系统与办公自动化系统、业务系统等的协同运作，通过数字化交换和分析，为领导决策和关键业务提供数据支持。借鉴地方档案部门经验，结合行业标准，积极向海关总署建言献策，推动建立海关全系统统一信息化平台，消除各系统之间的障碍，为档案利用提供有力支持。

在扩大档案信息资源的社会影响力和使用价值方面，建立海关档案信息资源共享平台将是关键一步。平台可以有效地整合和开发档案信息，更好地发挥档案的凭证和参考作用，不仅能够促进海关档案信息的社会共享，还能够增进公众对档案工作的理解和参与。

在确保档案信息安全的前提下，利用现有的信息传输网络和平台，对符合条件的档案和信息进行远程共享和利用，这是推动档案信息资源社会共享的重要途径。通过这种方式，可以让社会各界更广泛地获取和利用档案信息资源，从而充分发挥档案的价值。

此外，创新档案利用服务形式也是提升档案工作效能的关键。深入分析研究、综合加工和深度开发海关档案信息，可以提供更多样化和高质量的信息产品和服务。例如，定期编辑出版档案资料选编、举办档案史料展览、制作图片视频等。这些方式能够全方位地满足不同档案利用者的需求。

综上所述，通过建立档案信息资源共享平台、创新服务形式和深化档案资源的开发利用，可以有效地提升档案资源的价值，推动档案信息的广泛传播和利用，从而使档案资源在资政和惠民方面发挥更大的作用。

3.3 推进海关档案数字化转型，实现智能化档案资源利用

在信息化时代的浪潮中，档案数字化已经成为海关档案管理的关键发展方向。为了实现档案馆的智能化管理，海关档案部门需将数字化建设置于优先地位，确保档案存储和管理的现代化。

档案数字化转型工作可以反映出海关档案信息化的管理水平，需要合理规划和调配人力、财力和物力资源，以推动档案资料的数字化存储和网络化利用。这包括对传统载体档案进行数字化转换，同时对新增档案实施电子化管理，确保档案的“存量数字化”和“增量电子化”得到有效执行。

在处理涉密档案的数字化过程中，必须严格遵守相关的保密规定，并采取必要的安全措施，以防止信息的丢失和泄露。同时，为了提升档案利用的智能化水平，可以探索建立自助查询管理系统，通过语音识别、人脸识别和自动查询等技术手段，实现档案查询和利用的自动化和智能化。

大力探索人工智能在智慧档案建设中的可能性，如构建海关业务知识图谱，参考ChatGPT模式建设人机对话模型，根据关键字定位目标档案电子数据，生成编研成果，提高档案服务高质量发展。

通过这些措施，不仅可以提高档案管理的效率和安全性，还能够更好地满足不同用户的查询和利用需求，确保档案资源的有效利用和保护。随着技术的不断进步，档案数字化和智能化将成为海关档案管理工作的重要支撑，为海关的信息化建设提供坚实的基础。

3.4 加强档案人才梯队建设，多种形式加强档案宣传

在人才培养方面，重视培养具备档案专业知识和海关业务知识、优秀政治素质的人才。一方面，根据海关档案人才队伍的实际情况，及时增补和强化档案专业人才队伍；另一方面，针对档案员身兼数职的情况，加强兼职档案员队伍建设。在日常培训和专项工作中，吸纳熟悉档案业务、热爱档案事业的人员加入兼职队伍，加强业务培训和工作指导，引导他们主动了解本单位档案工作发展需求，并结合本单位业务特点，更好地整理、汇总和分析档案，为海关工作的决策和政策制定提供更有力的档案支持。这样可以确保档案工作的专业性和有效性，为海关工作提供更优质的支持和服务^[6]。

在档案宣传工作方面，可采取以下措施：一是把握重要宣传节点加强宣传，如国际档案日和全民国家安全教育日等，针对不同方面的档案工作内容展开宣传，确保档案知识宣传全面覆盖。二是充分利用多种宣传媒体形式，例如张贴宣传海报、开展档案主题活动、举办陈列馆开放活动，以及利用新媒体平台等方式，让档案工作得到更多关注，促进互动交流，发挥档案的实际价值，增强档案工作的影响力。

4 结语

智慧档案将传统档案管理模式和现代信息技术完美结合，为资料存储、管理、检索和分析提供了全新解决方案，使档案工作更加轻松高效。当前，海关智慧档案建设具有一定基础，还需通过积极推进档案系统统一化建设有效整合档案资源，持续推进信息化建设，切实提高管理效率和质量，探索更多方法手段，不断推进海关档案管理的现代化和智慧化，助力智慧海关建设。

参考文献

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[2]李玲霞.新档案法下水利工程档案信息化管理发展研讨[J]. 海河水利, 2020(12): 51-53.

[3]刘方荣, 于静怡, 张娟. 加强海关档案管理的路径探索[N]. 中国国门时报, 2021-12-15(4).

[4]马仁杰, 穆源真. 论“数智”时代我国档案信息服务策略的调整[J]. 大学图书情报学刊, 2023(5): 102-106.

[5]王铮, 邱伟科. 智慧海关视角下档案信息化工作的多维构建策略[J]. 中国海关, 2023(9): 86-87.

[6]曲丽华, 曲振谅. 浅议提升海关档案管理工作的实践路径[J]. 黑龙江档案, 2022(10): 41-43.

第一作者：申辰辰（1984—），女，汉族，江苏南京人，本科，主要从事海关档案管理工作，E-mail: 68137774@qq.com

1. 深圳海关 深圳 518000

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