周李琼

周李琼 ¹

摘 要 “互联网+”背景下，事业单位人事档案数字化转型已成为必然趋势。加强信息技术与人事档案管理工作的融合，不仅能有效提高档案管理的准确性，还将极大提升档案的应用率，确保人事档案更好地服务于人才管理和决策支持。本文以人事档案数字化管理的内涵为出发点展开讨论，深入分析“互联网+”对事业单位人事档案数字化管理的影响，剖析“互联网+”背景下事业单位人事档案数字化管理面临的挑战，并从顶层设计、基础建设、技术应用、管理流程、队伍建设等多维度提出数字化管理实践要点，以期为相关单位开展人事档案管理工作提供有益借鉴。

关键词 “互联网+”；事业单位；人事档案；数字化管理

Practical Strategies for Digital Management of Personnel Archives in Public Institutions under the Internet-Plus Initiative

ZHOU Li-Qiong ¹

Abstract In the context of the internet-plus initiative, the digital transformation of personnel archives management in public institutions has become an inevitable trend. Integrating information technologies with archival practices not only sharpens data accuracy but also amplifies utilization rates, thereby enabling archives to better underpin talent governance and evidence-based decision-making. Commencing with a conceptualization of digital personnel archives management, this study dissects the transformative effects of the internet-Plus Initiative, incorporates lessons from technical-barriers-to-trade cases, and unpacks the attendant challenges. Subsequently, practical strategies are proposed across mutually reinforcing dimensions, including top-level design, infrastructural development, technological deployment, procedural refinement and capacity building, to offer an actionable reference for practitioners.

Keywords internet-plus Initiative; public institution; personnel archives; digital management

人事档案管理是事业单位管理体系中的重要组成部分，其管理水平和服务效能一定程度上影响着人才选拔、培养与任用情况。“互联网+”背景下，事业单位人事档案管理工作面临新的挑战。从技术层面来看，随着信息技术应用的深度与广度不断拓展，数据安全防护的精细化水平亟待提升。从管理流程方面来看，传统档案管理模式在归档、借阅等环节的高效化改造尚需进一步探索以更好地适配数字化管理的内在要求。同时，具备档案管理专业知识与信息化应用能力的复合型人才队伍建设也需要加强以支撑数字化转型的持续深化。这些方面的协同改进，将共同推动人事档案数字化管理朝着更高效、安全、智能的方向迈进。因此，如何根据实际需求细化人事档案数字化管理方案，已成为许多事业单位关注的重要问题。

1 人事档案数字化管理概述

人事档案数字化管理具体来说是利用现代化信息技术将传统纸质人事档案转化为数字信息，依托计算机设备进行存储、管理和利用的过程，其以数字化技术为核心，包括了档案信息采集、整理、存储、检索、利用等多个环节，旨在实现人事档案管理的信息化、自动化和智能化，进一步提高管理效率和服务质量^[1]。以管理内容为指标，人事档案数字化管理涉及的要点见表1所示。

2 “互联网+”对事业单位人事档案数字化管理的影响

2.1 提高管理效率

传统的人事档案管理模式对人工的依赖度较高，无论是档案整理、分类，还是档案检索、应用，均需专门的人员参与；而“互联网+”背景下，档案管理系统中引入了先进的现代化技术手段，档案录入、分类、归档等工作均可通过计算机程序快速完成，极大缩短了档案管理的时间，提高了管理效率和管理质量^[2]。以OCR技术为例，可精准识别毕业院校、专业、学历层次等纸质档案信息，并将扫描后图像中文字转化为可编辑文本，再经计算机系统处理，可为后续查询提供便利。

2.2 实现资源共享

传统的人事档案管理模式下，人事档案信息通常由各个单位内部的某个部门负责，不同单位、不同部门之间信息交流存在一定难度，而“互联网+”则实现了人事档案信息的广泛共享。通过建立统一的人事档案信息管理平台，各部门可将档案信息上传至该平台，实现信息的集中存储和管理，而不同单位可依据授权，按需查询所需信息，对于人才流动管理和跨单位合作具有重要意义，是实现资源最大化利用的重要方式。

2.3 创新服务模式

从服务角度来看，“互联网+”实现了以用户需求为中心的服务创新，加快了事业单位人事档案服务向主动服务和个性化服务方向转变的步伐。此外，依托大数据分析等现代化技术手段，相关部门可对用户需求进行深入分析，全面了解其使用习惯和关注重点，从而主动为用户推送相关的档案信息和服务。例如，对于普通员工，根据其职业发展阶段，推送培训信息、晋升要求信息等；对于管理层，则基于日常工作情况，推送绩效评估、人才储备等信息，进一步提高服务的便捷性和满意度^[3]。

3 “互联网+”给事业单位人事档案数字化管理带来的挑战

以纸质档案为核心，以手工操作为主的传统人事档案管理模式曾发挥了重要作用，但在数字化时代背景下，其效能潜力有待进一步释放，以适应事业单位人事档案管理效率提升的需求。在技术层面，面对信息技术快速迭代与新软件、新硬件、网络架构的不断涌现，事业单位需根据发展规划及时跟进技术升级，以保障技术与数字化管理的适配性；系统功能优化、数据格式统一及接口兼容性等方面仍有提升空间，需要持续加强以确保数据的顺畅流通与共享。在管理流程层面，需要依据数字化管理需求和技术应用要求，对现有流程进行评估与重构，从而充分释放数字化效能，有效满足档案的快速查询与高效利用需求。在人才支撑方面，除具备扎实的档案专业基础外，还需加强兼具信息技术能力的复合型人才培养，进而实现人事档案价值最大化^[4]。

4 “互联网+”背景下事业单位人事档案数字化管理实践要点

4.1 加强顶层设计

“互联网+”背景下，顶层设计在人事档案数字化管理过程中发挥着引领作用，可从宏观层面为事业单位工作提供目标、战略、路径等，促进人事档案数字化管理高效且有序推进。事业单位可基于自身工作需要，成立由管理层牵头，档案管理部门、信息技术部门以及相关业务部门负责人在内的数字化管理领导小组，负责人事档案数字化长期规划和短期目标制定、优化与评估等工作。与此同时，立足整体，制定相关制度，规范管理流程，确保数字化管理工作有章可循^[5]。具体要点见表2所示。

4.2 推进基础建设

基础设施属于人事档案数字化管理的物质载体，其运行质量直接影响着事业单位数字化管理工作的效率。从硬件角度来看，事业单位需加大档案管理设备的投入，即配备高性能的服务器，满足海量档案数据的存储和处理需求；配备高速扫描仪、高清摄像头等数字化采集设备，保障档案信息数字化的质量和精准度。从软件角度来看，选择功能强大、兼容性好的人事档案管理软件是重点，开发其档案录入、分类、检索、借阅管理、安全防护等多种功能，并与其他系统集成，为人事档案管理工作的开展创造有利条件^[6]。例如，某事业单位遵循稳定性、可扩展性、易用性等原则，以工业互联网相关技术为基础搭建的档案智慧管理系统，显著提升了人事档案的数字化管理效率，其架构具体如图1所示。

其中，业务逻辑层是系统的核心部分，集成了OCR识别、数据库等技术，可实现数字化人事档案的自动分类，同时具备档案检索、借阅、归还、统计分析等功能，为相关人员开展管理工作提供便捷。

4.3 综合技术应用

技术是推动人事档案数字化管理的核心动力。事业单位应增强综合应用现代化信息技术的意识，以此促进人事档案管理工作向更加智能化、自动化层面迈进，拓展档案服务的深度和广度。一方面，OCR识别技术以深度学习算法为依托，可在不断学习中适应不同字体、字号、排版的档案文字，并进行自动校对和纠错，将原本需要大量人工录入的档案文字信息在短时间内转化为电子文本，可极大缩短档案数字化的时间，提高识别的精准度。另一方面，大数据分析技术能对人事档案中的价值数据进行深入挖掘分析，为事业单位的人力资源管理决策提供科学依据。例如，某事业单位基于大数据分析技术开展相关工作，通过分析员工的工作业绩、学历背景、培训经历等，评估员工的能力和潜力，为其晋升、培训、岗位调整等提供参考；预测人才流动趋势，提前做好人才储备和招聘计划，降低因人才流失影响单位正常运转的风险系数；分析不同部门的人员结构、工作负荷等，优化人才配置，进一步提高管理效率。

4.4 优化管理流程

人事档案管理流程是影响事业单位人事档案管理与应用效果的重要因素。全面梳理传统人事档案管理流程是基础环节，旨在去除繁琐、不必要的环节，提高档案管理工作的规范化、标准化。以档案归档环节为例，某事业单位依托信息化手段实现了档案在线提交、审核和归档，即员工和相关合作主体可通过专门的在线平台上传贸易合同、技术规范书、检测报告、许可证等多种文档，由专门的档案管理人员在线审核后自动归档，极大减少了纸质文件的传递和手工操作，一定程度上提高了管理的精细化程度。此外，事业单位还可重构电子档案的全生命周期管理流程，从档案产生、收集、整理、存储到利用、销毁，明确每个环节的操作规范和责任主体，以此确保电子档案管理的高效性和安全性^[7]。

4.5 加强队伍建设

管理人员是事业单位人事档案数字化管理工作的主要承接者，其专业能力与综合素养直接影响着人事档案管理成效，因此，队伍建设不容忽视。从培训内容上来看，事业单位应着眼于档案管理人员的技术应用能力、档案管理知识、信息安全意识等方面，定期组织相关人员系统学习档案数字化采集、存储、检索等技术的操作方法，深入研究人事档案管理的相关政策法规，全面掌握档案管理系统数据录入、查询统计、权限管理等各项功能的应用要点，并让管理人员熟练掌握数据加密、访问控制、备份恢复等信息安全技术，以此提高档案管理的安全性。此外，培训频率应根据实际情况合理安排。对于新入职的档案管理人员进行系统化入职培训，使其尽快熟悉工作环境和业务流程，掌握基本的数字化管理技能，而对于在职管理人员，定期组织培训是重点，可确保管理人员依据技术创新进程实时更新自身的知识体系，确保事业单位人事档案数字化管理系统持续优化。

5 展望

“互联网+”的深入推进，将持续驱动事业单位人事档案管理向深度数字化、智能化方向演进。未来，人事档案数字化将超越效率提升与资源共享的基础目标，深度融合数据分析与智能技术，为构建动态精准的人才治理体系和科学前瞻的决策支持机制奠定重要数据基础。持续推进此项工作，需要事业单位以更开放的视野拥抱技术创新，构建安全协同的数字管理生态，并着力培育复合型人才队伍，充分释放人事档案数据的战略价值，赋能组织在复杂环境中的高效治理与可持续发展。

参考文献

[1]王丽娜, 阿丽玛, 魏伟, 等. 人事档案数字化管理面临的现状与对策探析[J]. 兰台内外, 2024(2): 16-18.

[2]袁雪艳. 数字化、标准化、专业化——事业单位人事档案管理“三化”水平提升研究[J]. 百科论坛电子杂志, 2023(5): 189-191.

[3]杨一. 探究数字化时代事业单位人事档案管理及开发利用[J]. 经济与社会发展研究, 2024(12): 142-144.

[4]刘岩. 数字化背景下事业单位人事档案管理工作分析[J]. 黑龙江档案, 2023(4): 210-212.

[5]刘佳. 新时期如何创新事业单位档案数字化管理工作的若干思考[J]. 销售与管理, 2022(4): 90-92.

[6]段亚宁. 数字化背景下事业单位干部人事档案管理工作优化研究[J]. 兰台内外, 2021(30): 37-38.

[7]王艺. 事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理[J]. 国际公关, 2024(1): 86-88.

第一作者：周李琼（1986—），女，汉族，河南济源人，硕士，工程师，主要从事人事档案、人力资源薪酬管理、TBT通报咨询研究工作，E-mail: 462320558@qq.com

1. 海关总署国际检验检疫标准与技术法规研究中心 北京 100013

1. Research Center of GACC for International Inspection and Quarantine Standards and Technical Regulations, Beijing 100013

表1 人事档案数字化管理要点

Table 1 Critical dimensions of digital personnel archives management

表2 事业单位人事档案数字化管理方案要点示例

Table 2 Exemplary specifications of the digital personnel archives management framework for public institutions


图1 事业单位人事档案智慧管理系统架构示例

Fig.1 Conceptual architecture of an intelligent personnel archives management system in public institutions